Politique de confidentialité

Lorsque Clinixio recueille, utilise, conserve ou communique des renseignements de santé pour le compte d'un organisme de santé, cet organisme demeure responsable des renseignements qu'il détient, y compris lorsque le traitement de ces renseignements est confié à Clinixio.

Clinixio agit alors à titre de prestataire de services de l'organisme de santé et utilise ces renseignements uniquement dans le cadre des services qui lui sont confiés, conformément aux lois applicables et à son entente avec l'organisme de santé.

Lorsque vous accédez à un formulaire destiné aux patients, le nom de l'organisme de santé pour le compte duquel Clinixio recueille vos renseignements vous est indiqué avant la collecte.

Clinixio peut recueillir des renseignements de santé concernant un patient pour le compte d'un organisme de santé afin de faciliter la prestation des services qu'il lui fournit. La nature des renseignements traités ainsi que les fins et modalités de leur traitement peuvent varier selon la fonctionnalité utilisée.

Ces renseignements peuvent être fournis directement par le patient au moyen d'un formulaire ou d'une autre fonctionnalité de la plateforme, saisis ou consignés par un professionnel de la santé ou un autre membre du personnel autorisé de l'organisme de santé dans le cadre de la prestation de services, ou générés au moyen de la plateforme à partir des renseignements ainsi fournis ou saisis.

Ces renseignements peuvent comprendre :

• des renseignements d'identification et de contact, notamment votre nom, votre date de naissance, vos coordonnées ou votre numéro d'assurance maladie, lorsqu'ils sont liés à des renseignements de santé ou recueillis dans le cadre de votre prise en charge par un organisme de santé;
• des renseignements concernant votre état de santé physique ou mentale;
• des renseignements concernant les soins et services qui vous sont offerts ou fournis, notamment leur nature, leurs résultats et les professionnels ou organismes concernés;
• des renseignements concernant, le cas échéant, les traitements, prélèvements, implants, prothèses ou autres aides liés à votre santé.

Clinixio utilise ces renseignements afin de :

• fournir les fonctionnalités de la plateforme;
• faciliter la collecte de renseignements auprès des patients;
• soutenir et documenter les consultations et les services rendus;
• permettre l'analyse des renseignements au moyen des fonctionnalités offertes;
• assurer le fonctionnement et la sécurité de la plateforme.

Clinixio n'utilise pas ces renseignements à d'autres fins, sauf lorsqu'une telle utilisation est permise par la loi et, lorsque cela est requis, expressément autorisée par l'organisme de santé concerné.

Clinixio recueille des renseignements concernant les organismes de santé, les professionnels de la santé et les autres membres du personnel autorisé lors de la création et de la gestion de comptes, de l'utilisation de la plateforme, de ses communications avec eux et dans le cadre de ses relations commerciales.

Ces renseignements peuvent notamment comprendre :

• le nom et les coordonnées professionnelles;
• le titre, le rôle et l'organisme de santé associé;
• le numéro de membre d'un ordre professionnel, lorsqu'il est fourni;
• les renseignements relatifs au compte et à l'authentification;
• les communications, demandes de soutien, commentaires et rétroactions;
• les renseignements relatifs à l'utilisation de la plateforme, notamment les fonctionnalités utilisées, la fréquence et la durée des sessions et les rapports d'erreurs techniques;
• certaines métadonnées liées à l'utilisation des fonctionnalités d'intelligence artificielle, notamment l'horodatage des requêtes, le type de fonctionnalité, la durée du traitement et le statut de la réponse;
• les renseignements permettant de consigner l'acceptation des conditions d'utilisation ou d'autres choix ou autorisations requis relativement à l'utilisation de la plateforme.

Clinixio utilise ces renseignements notamment pour :

• créer, authentifier et gérer les comptes;
• fournir l'accès à la plateforme et soutenir son utilisation;
• communiquer avec les organismes de santé et les utilisateurs;
• répondre aux communications et aux demandes de soutien;
• administrer ses relations commerciales et contractuelles;
• consigner l'acceptation des choix ou autorisations applicables;
• détecter et corriger les problèmes techniques;
• analyser les tendances d'utilisation de la plateforme;
• assurer le fonctionnement et la sécurité de la plateforme;
• améliorer et développer la plateforme et ses fonctionnalités.

Lorsque vous visitez le site Web de Clinixio, certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement au moyen de témoins de connexion et de technologies similaires. Lorsque vous communiquez directement avec Clinixio, cette dernière recueille également les renseignements que vous choisissez de lui fournir.

Ces renseignements peuvent notamment comprendre :

• votre adresse IP;
• les pages consultées et la durée des visites;
• des renseignements concernant votre navigateur, votre appareil et votre système d'exploitation;
• certains renseignements recueillis au moyen de témoins et de technologies similaires;
• votre nom, vos coordonnées et le contenu de vos communications.

Clinixio utilise ces renseignements notamment pour :

• conserver certaines préférences;
• analyser l'utilisation de son site Web;
• exploiter, maintenir et sécuriser son site Web;
• répondre à vos demandes et communications.

Clinixio utilise des témoins de connexion nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de son site Web. Lorsque des témoins de connexion ou technologies similaires ne sont pas nécessaires au fonctionnement, ils ne sont activés qu'après avoir obtenu votre consentement, lorsque celui-ci est requis.

Vous pouvez retirer ou modifier votre consentement au moyen de l'outil de gestion des témoins de connexion mis à votre disposition sur le site Web.

Certaines pages publiques du site Web de Clinixio utilisent Cloudflare Turnstile afin de détecter et de prévenir les accès automatisés, les abus et les activités malveillantes. Dans ce contexte, certains renseignements techniques, notamment l'adresse IP, les en-têtes du navigateur et certaines caractéristiques de l'appareil, peuvent être recueillis par Cloudflare Turnstile.

L'accès aux renseignements est limité aux personnes qui ont besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions et selon les autorisations qui leur sont accordées.

Selon les circonstances, cela peut notamment inclure le responsable de la protection des renseignements personnels de Clinixio (« Responsable »), ainsi que les membres de ses équipes de soutien lorsqu'un accès est nécessaire pour fournir de l'assistance ou résoudre un problème lié à l'utilisation des services.

Les personnes autorisées à accéder aux renseignements sont soumises à des obligations de confidentialité et doivent respecter les politiques et procédures applicables de Clinixio.

Clinixio fait appel à certains fournisseurs pour soutenir l'exploitation de sa plateforme, notamment pour :

• l'hébergement et l'infrastructure technologique;
• la sécurité et le soutien technique;
• les services et modèles d'intelligence artificielle.

Lorsque l'utilisation d'une fonctionnalité d'intelligence artificielle nécessite la communication de renseignements personnels ou de santé, ceux-ci peuvent être traités temporairement au moyen de modèles d'intelligence artificielle de Clinixio ou de fournisseurs tiers afin de fournir la fonctionnalité demandée. Les fournisseurs concernés ne les conservent pas et ne les utilisent pas pour entraîner leurs modèles.

Clinixio leur communique uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de leurs services. Ils sont tenus de les protéger conformément à leurs obligations contractuelles et aux lois applicables.

Dans le cadre de la fonctionnalité de documentation de Clinixio, les renseignements de santé traités sont hébergés et traités au Québec. Les modalités d'hébergement et de traitement applicables à certaines autres fonctionnalités, notamment celles offertes en version bêta, peuvent différer.

Clinixio peut communiquer certains renseignements lorsque la loi le permet ou l'exige, notamment à des autorités publiques, judiciaires ou chargées de l'application de la loi, à ses conseillers juridiques, ou lorsqu'une situation d'urgence ou un risque sérieux pour la vie, la santé ou la sécurité le justifie.

Clinixio peut également communiquer certains renseignements lorsqu'ils sont nécessaires à la conclusion d'une transaction commerciale, notamment dans le cadre de l'aliénation ou de la location de tout ou partie de l'entreprise ou de ses actifs, d'une fusion ou autre modification de sa structure juridique, ou de l'obtention d'un financement, conformément aux conditions prévues par la loi.

Dans tous les cas, Clinixio ne communique que les renseignements nécessaires aux fins poursuivies.

Clinixio conserve les renseignements uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou utilisés, sous réserve des obligations prévues par la loi.

Lorsque Clinixio détient des renseignements de santé pour le compte d'un organisme de santé, le professionnel de la santé ou le membre du personnel autorisé détermine la durée de conservation applicable à ces renseignements, conformément à ses obligations légales et professionnelles, et décide du moment de leur archivage dans la plateforme.

Par défaut, Clinixio conserve les renseignements de santé pendant sept jours suivant leur archivage, puis les supprime des systèmes actifs, à moins que l'organisme de santé ne lui ait communiqué des instructions prévoyant une durée de conservation différente.

Lorsque Clinixio détient des renseignements pour ses propres fins, elle les conserve aussi longtemps que nécessaire à ces fins ou pour respecter ses obligations légales ou contractuelles.

Des sauvegardes sont effectuées régulièrement afin d'assurer la continuité et la récupération des services.

Lorsqu'un renseignement est supprimé des systèmes actifs, les copies qui peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes sont supprimées conformément au cycle normal de rétention de celles-ci.

En cas d'incident de confidentialité, Clinixio prend les mesures raisonnables nécessaires pour réduire les risques de préjudice et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Lorsque l'incident concerne des renseignements que Clinixio détient pour ses propres fins, elle évalue le risque de préjudice et, lorsqu'un risque de préjudice sérieux existe, avise avec diligence la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, conformément aux lois applicables. Clinixio tient également un registre de tous les incidents de confidentialité, qu'ils présentent ou non ce risque.

Lorsque l'incident concerne des renseignements que Clinixio détient pour le compte d'un organisme de santé, Clinixio avise sans retard l'organisme concerné et collabore avec celui-ci afin qu'il puisse prendre les mesures et donner les avis requis par la loi.

Une demande d'accès ou de rectification doit être faite, par écrit, au Responsable. Celui-ci répond par écrit aux demandes d'accès ou de rectification avec diligence et dans les délais prévus par la loi.

L'accès aux renseignements personnels est gratuit. Des frais raisonnables peuvent toutefois être exigés pour leur transcription, leur reproduction ou leur transmission lorsque la loi le permet. Dans ce cas, le montant approximatif des frais est communiqué avant que ceux-ci soient engagés.

Vous pouvez également communiquer avec le Responsable pour toute question, préoccupation ou plainte concernant la présente Politique ou les pratiques de Clinixio en matière de protection des renseignements. Toute plainte sera examinée de manière confidentielle et fera l'objet d'un suivi dans un délai raisonnable.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Waseem Altarbouch

Clinixio (9554-0209 Québec inc.)

400, boulevard Saint-Martin Ouest, Laval (Québec) H7M 3Y8, Canada

Adresse courriel : conformite@clinixio.ca

Ces droits doivent être exercés auprès de l'organisme de santé qui vous fournit des services. L'avis qui vous est présenté au moment de la collecte vous indique l'organisme concerné.

Clinixio collabore avec l'organisme de santé, conformément à ses obligations, afin de lui permettre de répondre aux demandes visant les renseignements traités au moyen de la plateforme.

Si vous ne souhaitez pas fournir vos renseignements au moyen de Clinixio, vous pouvez en aviser un membre du personnel autorisé de l'organisme de santé qui vous fournit des services.